仕事を依頼「する側」も「される側」も気持ちいい依頼の５つのポイント【信頼関係を育てます】

一人でビジネスをすると決めて起業・創業しても、依頼が増えるにつれて時間的にも物理的にも限界を感じやすいです。しかし、どのように依頼をすればいいのか、依頼を引き受けてもらえるかと不安は尽きないかもしれません。

そこでこの記事では、仕事を依頼「する側」も「される側」も気持ちいい依頼の仕方を紹介します。

仕事だけでなく、プライベートでの人間関係やコミュニケーションにも応用できますので、参考になりましたら幸いです。

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仕事を依頼するときの5つのポイント

仕事を依頼するときの5つのポイントは以下のとおりです。

この5つのポイントを意識して依頼すると、仕事の依頼を「する側」も「受ける側」も気持ちよく仕事に取り組めます。なぜなら、人は感情で動くことがあるからです。

仕事中に個人的な感情で言動を変えるのは、プロフェッショナルとは言えないでしょう。しかし、一方的に「この仕事、頼む」と事情も知らずに丸投げをされてしまえば、ムカつくでしょう。ネガティブな感情なので、人間関係が悪化するおそれもあります。

依頼の手段は、直接対面、電話、Eメール、書面、チャット、オンライン会議など、さまざまなツールがあります。いずれの場合であっても、ある程度は感情で動かされることを前提に、気持ちいいやり取りをしていきたいものです。

この点を踏まえて、5つのポイントについて詳しく見ていきましょう。

ポイント１：相手の状況を把握する

まずは、相手の状況を把握するところから始めましょう。

ここで言う「相手の状況」は、忙しさ、能力、経験、想定される稼働時間などです。それを踏まえて、依頼内容、依頼方法、期限等を考えていきましょう。

大切なことは、相手も自分も過信をしすぎないことです。依頼を受けるからには、仕事をするからには、相手を助けたいという感情を持ち、できるだけ支援したいと思います。しかし、安請け合いをしてしまったために納期を過ぎたり、オーバーワークになったりしかねません。

相手の事情と自分の事情をすり合わせて、依頼することが大切です。

ポイント２：目的を伝える

次に、依頼を受ける側に対して、依頼内容の目的を伝えることです。依頼には、かならずその背景や理由があります。自分が忙しくて時間が作れない、という理由でも構わないでしょう。

依頼する側の人が、「つべこべ言わずにやれ！」という趣旨の言い方をすることもあります。ところが、そういう言い方をする人に限って、依頼される側に対する配慮が足りず、依頼を丸投げにすることが多々あります。

だからこそ、丁寧に説明をして、依頼を受ける側に目的を納得してもらうことが大切です。依頼する側の姿勢も伝わり、信頼関係を築くことにもつながるでしょう。

ポイント３：ゴールを示す

仕事を依頼するからには、目的と併せたゴールを示すことも大切です。ゴールとは、「いつまでに」「どのような業務をして」「どんな結果を期待するか」を指します。

これは、依頼するしない以前に、仕事をするうえで大切な考え方です。ゴールを共有することで、目的意識が強化されるだけでなく、依頼する側とされる側のチーム力が強化されるでしょう。

会社から会社へ依頼するときは、契約書で交わします。それによって、研修条件が設定されるでしょう。個人事業主同士、会社から個人、個人から会社へというケースでも、できるだけ契約書を作成して、リスクヘッジをすることがおすすめです。

契約書を交わせない場合は、口約束ではなく、メールやLINEなどで文章で残しておくことが大切です。

ポイント４：その人に依頼する理由を示す

どんな業務内容でも、その人に依頼する理由を本人に伝えましょう。

依頼内容によっては、「なんで、私がやらないといけないの？」などとネガティブに受け取る方もいるでしょう。それが関係をこじらせる要因にもなりうるので、依頼する側のビジョンを共有して、なぜその人に依頼をしているのかを明確にすることが大切です。

ポイント５：仕事の結果を伝えて感謝する

仕事をしてもらった後は、感謝を伝えましょう。感謝の気持ちを表すことで信頼関係が築かれ、次の仕事につながります。感謝された側のモチベーションも上がり、「三方良し」の状況を作り出せます。

感謝を伝えるタイミングは、仕事が終わったとき、依頼した仕事がどのような結果につながったときです。たとえ、対価に見合わないと感じたとしても、取り組んでくれた姿勢に対して感謝を伝えることが大切です。

クッション言葉でコミュニケーションを円滑にする

依頼する側とされる側との円滑なコミュニケーションには、クッション言葉を使うことも効果的でしょう。

クッション言葉とは、相手に対してお願いや以来、注意をする際に、その言葉がストレートすぎて不快感を与えないように、前置きとして使う柔らかい表現のことです。これにより、相手に与える印象を良くすることもできます。

クッション言葉には、以下のようなものが挙げられます。

例えば、「この資料を提出してください」という直接的な依頼に対して、「恐れ入りますが、この資料を提出していただけますか？」とクッション言葉を加えると、相手に対する配慮が感じられ、受け入れやすい印象を与えます。

ただし、使いすぎると逆に回りくどい印象を与えることもあるため、適度に使うことが大切です。

仕事を依頼するときの準備リスト【体験談】

最後に、仕事を依頼する側は、仕事を依頼するときにあらかじめ準備が必要です。私の経験を踏まえて、必要な準備についてご紹介します。

準備１：依頼の条件を決める

上述でも触れた通り、依頼内容、稼働時間、支払報酬などの依頼の条件を決めましょう。これが決まっていないと、依頼自体ができません。

依頼する際には、どのくらい依頼される側をサポートできるのかも検討します。依頼される側から質疑応答に対応できる余力を作りましょう。業務が円滑に遂行されるためにも、できる範囲でのサポート体制は必須です。

準備２：マニュアル（手順書）を作成する

依頼する側は、初見でも円滑に業務が遂行できるようにマニュアル（手順書）を作成することをおすすめします。マニュアルがない場合でも、zoomなどのオンライン会議システムを活用して業務の引継ぎをしましょう。

依頼する側は時間に余裕のない場合が多く、口頭や都度の指示で引継ぎを済ませたいかもしれません。しかし、それでは業務の全体像を把握できず、業務遂行に支障をきたします。納期に間に合わなかったり、依頼される側がストレスをためてしまってパフォーマンスの低下につながります。

準備３：余裕のあるスケジュールを組む

最後に、余裕のあるスケジュールを組むように意識しましょう。

きちんと準備をしても、予定通りに依頼が遂行されるとは限りません。依頼する側とされる側の相性の問題もありますので、コミュニケーションがぎこちなくなることで業務が滞る可能性は否めません。

1週間で済ませられる業務だとしても、スケジュールは1週間半くらいで調整することが望ましいです。

ただし、やむを得ず短納期を求めざるをえなかったり、ていねいに引継ぎできなかったりするときは、サポート体制や報酬などで、依頼される側が納得のできる条件設定が必要となる場合があります。

まとめ：お互いが気持ちよくやり取りができる仕組みを作ろう！

この記事では、仕事を依頼「する側」も「される側」も気持ちいい依頼の仕方を紹介しました。

最後に、仕事を依頼するときの5つのポイントをおさらいしましょう！

依頼の仕方次第で、依頼内容の成果が大きくます。信頼を築き、協力を得るための工夫を怠らないようにしましょう。

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