古い通帳はいつまで保管する？個人事業主・法人・奨学金・住宅ローン・相続の適切な保管期間・処分方法を解説

古い通帳をいつまで保管すればいいか、処分してもいいものなのか悩んだことはありませんか？

そこでこの記事では、個人事業主、法人、住宅ローン、奨学金、相続と言ったさまざまなケースにあわせた通帳の保管期間、通帳の正しい処分方法、処分時の注意点について解説します。

この記事を通して、自分に合う適切な保管期間や処分方法が明確になり、安全かつスッキリと古い通帳を処分できるようになります。

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古い通帳はいつまで保管すればいいの？

古い通帳の保管期間は、置かれている状況や立場によって異なります。本記事では、個人事業主の場合、法人の場合、住宅ローンの場合、奨学金の場合、相続の場合の5パターンについて紹介します。

パターン１：個人事業主の場合

フリーランスや個人事業主の場合、5～7年間保管することがおすすめです。

古い通帳は、確定申告の証拠書類として活用できます。青色申告特別控除を受けていたり、減価償却資産を所有している場合は、さらに長期間の保管が必要になる場合もあります。

特に、税務調査が行われるリスクがあるので、この期間中を最低限として、通帳と取引明細を保管することが望ましいです。大きな契約や融資を受けている場合は、その期間が終わるまで保管しておくと安心です。

パターン２：法人の場合

法人の場合、基本的には7年間ですが、特別な取引や契約が絡む場合には10年を目安に保管すると安心です。

これは、法人税法や会社法に基づくもので、法人が行ったすべての取引記録を性格に保存しておく必要があるためです。通帳は取引の証拠書類としても役割を果たすため、他の会計書類と同様に保管しましょう。

パターン３：住宅ローンの場合

住宅ローンの場合は、返済期間中はもちろん、完済後も10年程度の保管が必要です。

住宅ローンの返済中は、通帳に記載された毎月の返済記録や借入金の記録が、トラブルや確認事項が発生した際の重要な証拠となります。住宅ローン控除を受ける場合にも、通帳が根拠書類として活用できるでしょう。

パターン４：奨学金の場合

奨学金の場合は、返済期間中はもちろん、完済後も5～10年の保管が必要です。

奨学金を完済すると貸与機関から返済完了証明書が発行されますが、この証明書を紛失した場合には通帳が証明書代わりになることがあります。返済記録は信用情報に登録されるため、将来の住宅ローンやクレジットカードの申請で確認を求められる場合があります。

パターン５：相続の場合

相続の際には、故人の財産状況を証明するために、通帳が必要になることがあり、相続発生後10年間は保管しておくことが望ましいです。

相続税を申告する場合、税務調査が行われる可能性があります。また、相続に関連するトラブルが解決するまで保管しておくことで、あとから必要になる場合にも対応できます。

古い通帳はどのように処分すればいいの？

繰り越しや解約をした古い通帳は、ほとんどの場合、自分で処分することができます。

古い通帳の処分方法は以下の通りです。

方法１：シュレッダーで裁断する

古い通帳の廃棄方法としてもっとも一般的で安全なのが、シュレッダーを使って裁断する方法です。

シュレッダーでは紙を細かく切ることができるので、個人情報を読み取られにくくなります。特に、クロスカットやマイクロ化っと対応のシュレッダーを使うと安心でしょう。

方法２：手作業で裁断する

シュレッダーがない場合は、ハサミやカッターを使って手作業で通帳を細かく裁断します。

名前、住所、口座番号などの個人情報が含まれる部分は、細かく切ってもつなぎ合わされて見られる可能性があります。油性ペンで黒塗りをしてから特に細かく切っておきましょう。裁断後は、それらを複数のゴミ袋に分けて捨てると、より安全です。

この方法は少し手間がかかりますが、コストをかけずに処分できる方法です。

方法３：専門業者に依頼する

通帳を安全かつ確実に処分したい場合は、個人情報の破棄を専門的に行う業者に依頼することも検討されるでしょう。

このような業者は機密書類の処分に特化しており、シュレッダーよりもさらに細かく裁断したり、溶解したりして処分されます。大量の通帳や他の機密書類をまとめて処分したい場合にも便利です。

方法４：自治体の廃棄サービスを利用する

自治体によっては、個人情報保護を目的とした「機密書類回収ボックス」を設置している場合があります。

この方法は、古い通帳だけでなく、銀行の明細書や古い通帳を安全に処分できる便利な方法です。設置場所や利用方法は、自治体のホームページで確認しましょう。

古い通帳を廃棄するときの注意点

古い手帳は、ただ捨てればいいというわけではありません。廃棄するときの注意点もありますので、この点を踏まえて廃棄することが大切です。

注意点１：個人情報が漏れないようにする

通帳には、名前、住所、口座番号などの個人情報が記載されています。この情報が悪用されると、なりすまし被害や不正利用につながりかねません。通帳を廃棄する際は、シュレッダーや手作業で細かく切り分けてから捨てるようにしましょう。

注意点２：残高や取引履歴を確認する

破棄をする前に、通帳の残高や過去の取引履歴を確認します。場合によっては、税務申告や金融機関との取引で通帳が必要になる可能性があるので、通帳が必要になる可能性がある場合は、しばらく保管しておくことも検討しましょう。

注意点３：ゴミの日や分別方法を確認する

自治体によって、紙類のごみとして捨てる場合と、燃えるごみとして捨てる場合があります。また、個人情報が記載された書類は、他の紙類とは別の方法で回収される場合もあるかもしれません。お住まいの地域のルールを確認して、適切な方法で捨てましょう。

注意点４：通帳以外の関連書類も一緒に処分する

通帳とともに、キャッシュカード、利用明細書、銀行から送られてきた書類も一緒に処分しましょう。これらにも個人情報が記載されているため、まとめて一度で処分するのがおすすめです。

注意点５：解約済みか確認する

まだ利用可能な講座の手帳を誤って捨てると、あとでトラブルになることがあります。廃棄する通帳が解約済か、または既に新しい通帳が発行されているかを確認してから処分しましょう。

まとめ：古い通帳は自分の置かれている状況にあわせて処分しよう！

この記事では、個人事業主、法人、住宅ローン、奨学金、相続と言ったさまざまなケースにあわせた通帳の保管期間、通帳の正しい処分方法、処分時の注意点について解説しました。

最後に、古い通帳の処分方法についておさらいしましょう。

通帳は自分で捨てることができますが、置かれている状況・立場によって必要となる場合があります。やみくもに捨てるのではなく、冷静に判断をして捨てるようにしましょう！

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