オフィスの机やキャビネットに、いつの間にか書類が山積みになっていることがあります。しかし、必要か不要かの判別がしづらいうえ、処分してもいいのか悩むこともあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、会社の書類の保存期間と書類を捨てるときのコツについて紹介します。
この記事を通して、会社で効率的に書類整理ができるようになり、オフィスの空きスペースを有効に活用できるきっかけになりましたら幸いです。
- 独立してから仕事の書類が増えすぎて困っている
- 独立したばかりで書類の保管方法が良くわからない
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会社の書類は種類によって保存期間が決められている
会社の書類は、その種類によって保存期間が異なります。そのため、それぞれの書類や規則に基づいて、期間内に適切に保管することが求められます。
具体的には、永久保存、10年保存、7年保存、2年保存とに分類されます。
永久保存（慣例）
まず、永久保存が推奨される書類があります。
たとえば、株主総会の議事録や必要な書類が挙げられます。会社の歴史や経営判断の根拠となる書類は、将来的にも必要となる可能性があるため、永久保存が一般的です。これらの書類は、会社の重要な「資産」として、適切に保管しましょう。
- 定款、株主名簿、新株予定権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
- 登記済証(権利証）など登記・訴訟関係書類
- 官公署への提出文書、官公署からの許可書・認可書・通達などで重要な書類
- 特許、実用新案、意匠、商標など知的所有権に関する特許料・登録料納付受領証や特許・登録証などの関係書類
- 社規・社則およびこれに類する通達文書
- 効力の永続する契約に関する文書
- 重要な権利や財産の特質・保全・解除および変更に関する文書
- 社宝、社内報、重要刊行物
- 製品の開発・設計に関する重要な文書
- 重要な人事に関する文書
- 労働組合との協定書
10年保存（会社法）
会社法では、特定の書類について、10年間の保存義務があります。
たとえば、株主総会の議事録や財務諸表は、このカテゴリに含まれます。これらの書類を適切に管理することで、法的なリスクを回避し、企業の透明性を確保できるでしょう。
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録
- 監査等委員会議事録
- 指名委員会等議事録
- 重要会議記録
- 満期または解約となった契約書
- 製品の製造・加工・出荷・販売の記録
- 貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表
- 総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式台帳、配当簿
「会社法」は、会社の運営や管理に関する基本的なルールを定めた日本の法律です。会社の設立から、経営、株主の権利、役員の責任など、会社に関するさまざまな事項を規定しています。
簡単に言えば、会社が適切に運営され、トラブルを未然に防ぐためのルールブックのようなものです。
7年保存（法人税法）
法人税法では、帳簿や領収書などの書類は、7年間の保存が求められています。これらは、税務調査などの際に必要となるため、厳密に保管し、保存期間が過ぎたら適切に処分しましょう。
- 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など）
- 決算に関して作成された書類(棚卸表など）
- 現金の収受・払い出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用書、小切手・手形控、振込通知書など）
- 有価証券の取引に際して作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など）
- 取引証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など）
- 電子取引の取引情報に係る電磁的記録（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など）
- 資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿
- 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等（５年経過後は帳簿または請求書等のいずれかを保存）
- 給与所得者の扶養控除等(異動）申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、保険料控除証明書
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
- 源泉徴収簿（賃金台帳）
「法人税法」は、日本の企業が支払うべき税金に関するルールを定めた法律です。
簡単に言うと、企業が利益を上げたときに、その利益に対して課される税金（法人税）をどのように計算し、納めるかを決めるための法律です。
2年保存（社会保険関係資料）
社会保険関係の書類は、最低でも2年間の保存義務があります。
労働者の保険や年金に関する書類が含まれ、労働基準法や会社保険法に基づいて管理する必要があります。これらの書類を適切に保管して、従業員の権利を守り、トラブルを防止しましょう。
個人事業主は最長7年をめどに書類を保管する
個人事業主も、企業と同様に税務や労務に関する書類を適切に保存する必要があります。目安は、最長7年間です。
たとえば、経費の領収書や法人税の申告書など、税務署からの指示に基づき、保存期間を遵守しましょう。これにより、将来、税務調査が必要となった場合にトラブルを避けることができます。
所得税法で書類の保存義務が定められていますが、青色と白色に分けて規定されています。詳しくは国税庁のホームページで確認しましょう。
会社の書類を捨てるコツ
書類を定期的に処分することは、オフィスの効率化とセキュリティの強化に直結します。特に、個人事業主などで、自宅兼事務所となっている場合はなおさらと言えるのではないでしょうか。
不要な書類がたまると、デスクスペースが狭くなり、業務の邪魔になるだけでなく、情報漏えいのリスクも高くなります。整理整頓されたオフィス環境に整えていきましょう。
みなと書類に限らず、不要なものは即捨てでためない心がけが大切です。
書類の整理手順
書類を整理する際、整理手順は、
- すべての書類を1ヶ所に集めて、種類ごとに分類する
- 保存期間に基づいて「保管」「廃棄」「再確認」に分類する
- 各カテゴリごとに適切に処理する
というのが一般的です。これにより必要な書類を迅速に見つけ出せるようになり、業務効率が上がります。
ただ、個人事業主や一人社長の場合、書類の種類や枚数が限られている場合もあるので、あらかじめ保存期間をメモして、整理する時期を「視覚化」しておくのもひとつの方法です。
書類の使用頻度に基づく整理
書類の使用頻度に応じた整理も重要です。頻繁に使う書類は手元に置き、使用頻度の低い書類は適切な場所に保管して、日々の業務がスムーズに進行できるようにしましょう。
また、定期的に見直しを行い、使用しない書類は破棄することが推奨されます。
書類の整理におすすめのツール
書類の整理には、デジタルツールと物理的な整理グッズの組み合わせが非常に重要です。これらを併用することで、書類を効率的に管理ができ、作業時間を短縮できるでしょう。
たとえば、デジタルツールは、クラウドストレージサービスである「Google Drive」や「Dropbox」がおすすめです。また、ラベル付きのファイルボックスや仕切りのある書類トレイを使うことで、書類の分類だけでなく、収納が簡単になります。
まとめ：書類は適切な保存と見直しをしよう！
この記事では、会社の書類の保存期間と書類を捨てるときのコツについて紹介しました。
最後に、保存期間の種類についておさらいしましょう！保存期間は、永久保存、10年保存、7年保存、2年保存とに分類されます。
会社の書類整理は、法令遵守と業務効率の観点から、適切な保存期間を守りつつ、定期的な見直しを行うことが不可欠です。書類を適切に管理し、不要なものは適時に廃棄することで、企業全体の生産性を高めるとともに、法的リスクを回避しましょう。
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